O início de um novo ano pode ser um bom momento para limpar as gavetas e organizar a documentação dentro de casa, mas é preciso ter em mente alguns cuidados antes de se desfazer de itens que podem ser essenciais no futuro.

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É preciso estar atento à maneira correta do descarte de documentos para não expor dados sensíveis da família e às melhores formas de armazenamento on-line, para quem quer eliminar de vez a papelada do seu dia.

Confira a seguir as principais orientações:

Armazenamento na nuvem
De acordo com Rodrigo da Costa Alves, advogado especialista em direito da proteção e uso de dados pessoais, o armazenamento de documentos on-line proporciona, muitas vezes, a redução de custos e dos riscos de perda do item por algum problema natural, como uma inundação dentro de casa ou o estrago causado por um animal de estimação ou criança pequena, por exemplo.

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— Existem diversos serviços virtuais que proporcionam o armazenamento em nuvem. Alguns são gratuitos e outros são pagos, cada um tem seu diferencial. No caso dos serviços on-line, há mais segurança, pois eles garantem o que chamamos de redundância. Ou seja, os arquivos que colocamos na nuvem estão armazenados em vários servidores da empresa que escolhemos para o armazenamento — explica Alves.

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Diferentemente de um HD ou pendrive, por exemplo, o documento salvo na nuvem está “disperso” em diferentes servidores protegidos por criptografia.

No computador
Para o líder da prática de Riscos Cibernéticos da Kroll, Walmir Freitas, quem resolver manter os registros localmente, o ideal é que o computador utilizado tenha sempre o disco e a cópia de segurança criptografados.

— Qualquer documento pode ser digitalizado. É um processo manual, é possível escanear o documento e, depois, salvar em PDF ou em outro formato compatível. Após esse processo, o arquivo pode ser armazenado em um HD, no computador, ou em um HD externo. Mas, hoje em dia, é muito comum o upload desses arquivos para a nuvem. A vantagem, nesses casos, é que a pessoa pode acessá-los de qualquer lugar — explica Freitas.

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Por quanto tempo se deve guardar um documento?
As ferramentas digitais disponíveis para guardar a documentação também contribuem para que as informações contidas no papel sejam preservadas ao longo do tempo, mas nem todos os itens precisam ser mantidos para sempre.

A lei determina que se guardem os comprovantes de pagamento de serviços de fornecimento contínuo, como água, luz e telefonia, por cinco anos. O mesmo prazo de armazenamento recomendado para extratos bancários e faturas dos cartões de crédito.

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Já recibos de pagamento de aluguel devem ser guardados por três anos, e os de condomínio, por ao menos cinco anos.

O comprovante de quitação de um financiamento imobiliário deve ser mantido até o registro da escritura em cartório.

Costa Alves orienta ainda manter as notas fiscais dos produtos como eletrodomésticos e eletrônicos durante toda a a vida útil daquele item, mesmo após o fim da garantia. A nota pode ser útil em casos do chamado vício oculto ou caso haja um recall.

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Os recibos de pagamento das mensalidades escolares devem ser guardados por cinco anos ou até o recebimento do certificado ou do diploma. Já os contratos com instituições de ensino devem ser mantidos por três anos.

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Contratos de trabalho e rescisões devem ser guardados por período indeterminado.

Impostos e IR
Os comprovantes de pagamento de impostos, como IPVA e IPTU, devem ser guardados por cinco anos. No caso do Imposto de Renda (IR), é necessário manter também os documentos comprobatórios da declaração.

E se o documento for perdido?
Caso um documento seja perdido, a orientação é entrar em contato com a empresa e pedir a segunda via. Em muitos casos, diz o advogado, é possível obter virtualmente o documento.

Quitação anual
Pode-se substituir os recibos acumulados de janeiro a dezembro por uma declaração de quitação anual de débitos. A lei federal 12.007/2009 determina que as empresas emitam a quitação na fatura a vencer no mês de maio.

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Há ainda, no Estado do Rio, a lei 8.168/2018, que estabelece que o documento esteja disponível no site da empresa e no serviço de atendimento ao consumidor. Quando solicitada, a declaração deve ser enviada em 48 horas.

Não é prática de mercado a emissão de declarações anuais de quitação de condomínio e aluguel. Há administradoras que fornecem um documento semelhante, mas isso não é obrigatório.

Qual a melhor maneira de descartar um documento?
O descarte da documentação, seja ela digital ou física, deve passar por alguns cuidados. No caso do arquivo ter sido salvo on-line, é preciso fazer a seleção do que deve ser excluído e não esquecer o backup automático de 30 dias, um serviço oferecido por empresas como Google e Apple.

Assim que o documento tiver sido eliminado da pasta principal, é importante checar a lixeira do ambiente em que ele estava armazenado.

— No caso do documento físico, o descarte deve observar medidas de segurança. A fragmentadora, também conhecida como triturador de papel, é importante. Mas, como nem todo mundo tem, o ideal é rasgar bem o documento, especialmente onde há os dados mais sensíveis, como endereço, nome completo etc. Ou seja, os dados que podem ajudar a identificar a pessoa — ressalta Alves.

*Estagiária, sob a supervisão de Luciana Casemiro